Info for utstillere

Generelt
Dette er vilkårene som gjelder for årets messe. De fremkommer også i bestillingsprosessen, og må godkjennes av utstiller for å kunne fullføre påmeldingen.

1. Begrensninger
Arrangør forbeholder seg retten til å avvise en utstillers ønske om deltakelse og/eller type varer for salg. Vi må ta hensyn til et bredt spekter av besøkende, og ingen skal kunne finne utstiller og/eller produkter støtende. Dette gjelder også bruk av ekstra lyd- og lyseffekter.

Mat og drikke kan nytes i kafeene, men er ikke tillatt ellers i hallen (på grunn av kunstgress og fare for muggskader).
Er man usikker på hva som er akseptabelt, bør man ta kontakt med arrangør.

2. Påmelding

a. Generelt
Påmelding gjøres direkte via nettsiden, hvor man også velger ønsket plassering.
Merk: Påmeldingen er bindende. Dersom Barentsmessa mot formodning må kanselleres, refunderes hele beløpet.

b. Tidsfrister og rabatter

• Normal påmeldingsperiode er fra 1. juli til 1. september. Førstemann til mølla gjelder.
• Påmelding etter 1. september er mulig ved ledig kapasitet.
• 10 % rabatt gis ved tidlig påmelding innen 31. juli kl. 23:59. Rabatten forutsetter innbetaling av deltakergebyret til kontonr. 7595.05.31398 innen forfall.
• I perioden for tidlig påmelding kan det bestilles inntil to stk. 100 m² moduler (fritt valg blant ledige plasser).
• Frist for å komme med i fellesannonse og oversiktskart i hallen er 1. oktober. Kampanjen er i samarbeid med handelsstandsforeningen (Julebyen Kirkenes).
  

c. Småboder og arealtilpasning
I området for Små standplasser og «Hobby utstillere» (5 og 10 m²) forbeholder arrangør seg retten til å justere plasseringen for å tilpasse
arealbehov og varekategori innenfor det området som er avsatt til disse bodstørrelsene.

d. Produktkategori og varemerke
For å kunne informere publikum før og under messen må hver utstiller angi hvilke produkter og eventuelle merker som skal markedsføres/selges på standen.
Dette gjelder spesielt for å sikre enerett på visse varemerker innen samme produktkategori.
Eksempel: «Matbeholdere i plast av merket Tupperware».

*Dette kravet gjelder ikke for selvlagde produkter.

3. Tilgang
Innkjøring og etablering starter fredag kl. 15:00 og foregår i puljer frem til kl. 19:00. Forsinkelser må varsles.
Utstillere har adgang til messehallen fra lørdag kl. 08:30.
Akkreditering deles ut ved oppmøte. Utstiller er selv ansvarlig for å melde inn fullt navn og mobilnummer på alle som skal bemanne standen.
På baksiden av akkrediteringen finnes viktige telefonnumre
(sekretariat, ordensvakt, førstehjelp).
Biler skal parkeres på anviste områder.

Det er pga sikkerhet og brukernes tilgang ikke tillatt å parkere foran porter og dører.

4. Demontering og avslutning
Det er ikke tillatt å starte nedrigging før messen er offisielt avsluttet siste dag.
Dette er av respekt for andre utstillere og publikum som kommer sent på dagen.

5. Forhold til publikum
Egne aktiviteter på stand er ønskelig og skaper engasjement.
Vi anbefaler kortbetaling eller VIPPS.
Kontanter bør unngås, da det ikke finnes minibank i hallen og av sikkerhetsmessige grunner.
Utstillere er selv ansvarlige for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og regler (f.eks. bokføringsloven, Skatteetaten).
Stand skal holdes ryddig og ren. Søppel legges i utplasserte stativ og kan hentes ved å kontakte sekretariatet.
Alt øvrig renhold på standplassen ivaretas av arrangør.

6. Sikkerhet
Arrangør fraskriver seg ansvar for varer og utstyr utplassert på stand. Utstillere bør vurdere å fjerne verdigjenstander om natten og/eller ha egen forsikring.
Vektere og førstehjelp (inkl. hjertestarter) er tilgjengelig under hele åpningstiden.
Alt elektrisk utstyr må være i forskriftsmessig stand. Skjøteledninger må legges på en trygg måte.
Utstiller må selv ha med nødvendige skjøteledninger til tilkoblingspunkt.